Mejores prácticas para delegar la gestión de viajes de empresa en 2025
En 2025, la gestión de viajes de empresa o empresariales, ha dejado de ser una tarea operativa para convertirse en un componente estratégico dentro de las organizaciones.
Con la aceleración tecnológica y la necesidad de optimizar recursos, cada vez más empresas están delegando esta función a plataformas especializadas, obteniendo beneficios medibles en eficiencia, ahorro y control.
Te presentamos 6 claves para las mejores prácticas para delegar eficazmente la gestión de viajes corporativos y cómo esta decisión puede transformar la forma en que tu empresa viaja por negocios.
1. Elegir una solución especializada en viajes corporativos
La clave para una delegación exitosa es seleccionar una plataforma robusta que integre todos los elementos necesarios:
- Reservas
- Itinerarios
- Políticas de viaje
- Reportes
- Control de gastos
Estas soluciones eliminan la necesidad de gestionar múltiples proveedores y centralizan toda la información en un solo lugar.
Onfly, por ejemplo, ofrece una plataforma de gestión de viajes de empresa, que se adapta a las necesidades específicas de cada organización.
2. Definir políticas claras de viaje
Antes de delegar la operación, es fundamental establecer políticas internas claras:
- Presupuestos por tipo de viaje
- Categorías permitidas de alojamiento y transporte
- Límites de gasto diario, entre otros
Una plataforma eficiente permite configurar estas políticas para asegurar el cumplimiento automático en cada reservación.
3. Automatizar la aprobación y seguimiento de itinerarios
Uno de los grandes beneficios de una solución delegada es la automatización de flujos de aprobación. El departamento de finanzas o el responsable de los viajes puede revisar y autorizar solicitudes de manera ágil, manteniendo siempre el control y la trazabilidad de cada itinerario.
Además, los itinerarios se actualizan en tiempo real, lo que permite reaccionar ante cambios de último momento, cancelaciones o imprevistos, minimizando el impacto operativo.
4. Optimizar viáticos y controlar gastos
Las plataformas modernas de gestión de viajes de empresa integran herramientas de análisis que permiten visualizar el gasto por departamento, tipo de viaje o destino.
Esta visibilidad ayuda a tomar decisiones informadas, detectar fugas de presupuesto y negociar mejores tarifas con proveedores estratégicos.
Delegar esta función significa también reducir errores en la comprobación de gastos, ya que muchas soluciones permiten cargar facturas y recibos de forma digital y automática.
5. Reducir la carga operativa del equipo interno
Uno de los beneficios más inmediatos es la liberación de carga administrativa para el personal. Delegar permite que los equipos internos se concentren en actividades de mayor valor, mientras que la gestión de viajes se maneja de forma ágil, automatizada y profesional.
El área de recursos humanos, administración o finanzas ya no necesita invertir tiempo en buscar vuelos, comparar tarifas, gestionar cambios o hacer reportes manuales: la tecnología hace ese trabajo con mayor precisión y en menor tiempo.
6. Medir y ajustar constantemente
Una buena práctica es realizar auditorías trimestrales de la gestión delegada. Esto permite identificar oportunidades de mejora, ajustar políticas y renegociar acuerdos con base en datos reales. La analítica avanzada que ofrecen las plataformas actuales permite llevar este control con métricas claras, como ahorro por viaje, cumplimiento de políticas y satisfacción del usuario.
Delegar la gestión de viajes de empresa en 2025 ya no es una tendencia, sino una necesidad estratégica.
Las plataformas especializadas no solo permiten ahorrar en viáticos y mejorar la eficiencia operativa, sino que ofrecen un mayor control, seguridad y transparencia en cada etapa del proceso.
Tomar esta decisión implica avanzar hacia una cultura empresarial más ágil, tecnológica y orientada a resultados. Elegir el socio adecuado y seguir buenas prácticas de delegación puede marcar una diferencia significativa en el rendimiento global de la empresa.
